Мы ищем универсального и высокоорганизованного личного помощника для выполнения индивидуальных административных обязанностей для высшего руководства. В этой роли вы будете нести ответственность за планирование встреч, ведение заметок и обработку корреспонденции от имени менеджеров. От вас также может потребоваться организация поездок и помощь в выполнении других обязанностей, когда это необходимо.
Чтобы обеспечить успех в качестве личного помощника, вы должны продемонстрировать отличные организаторские способности и очевидный опыт работы секретарем. Опытные личные помощники интуитивно понимают потребности менеджеров и работают автономно, чтобы обеспечить индивидуальную административную поддержку.
▶️ Обязанности личного помощника:
- Подотчетность высшему руководству и выполнение секретарских и административных обязанностей.
- Набор текста, форматирование и редактирование отчетов, документов и презентаций.
- Ввод данных, ведение баз данных, ведение записей.
- Взаимодействие с внутренними отделами, ответы на звонки, организация командировок.
- Ведение внутренней и внешней корреспонденции от имени высшего руководства.
- Планирование встреч, ведение календаря событий и отправка напоминаний.
- Копирование, сканирование и отправка документов по факсу, а также создание заметок.
- Подготовка помещений к запланированным мероприятиям и организация угощений, если это необходимо.
- Заказ канцтоваров и расходных материалов, а также управление почтовыми и курьерскими службами.
- Соблюдение лучших деловых практик и этикета.
▶️ Требования к личному помощнику:
- Диплом средней школы или GED.
- Сертификация секретарской работы, делопроизводства или связанного с этим обучения.
- Опыт работы личным помощником от 1-2 лет будет преимуществом.
- Большой опыт создания документов и электронных таблиц с использованием офисных программ, таких как MS Word, Excel и PowerPoint.
- Усовершенствованные навыки набора текста, ведения заметок, ведения записей и организаторские способности.
- Умение вести внутреннюю и внешнюю переписку.
Практическое знание принтеров, копиров, сканеров и факсов.
- Знание программного обеспечения для планирования встреч, такого как MS-Outlook, а также переадресации вызовов.
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
- Исключительные навыки межличностного общения.